La reserva se la lleva quien respondió primero.
El sistema lleva solicitudes, fechas y acuerdos en un solo sitio. El evento lo monta el propio cliente en su área — de la fecha y el menú hasta la distribución de mesas.
Los nombres de espacios, invitados, fechas e importes de los ejemplos son inventados.
Dónde se le escapa el encargo
El salón está libre, el precio encaja, el espacio gusta — y la fiesta se celebra en otro sitio. Casi siempre por una de tres razones.
La solicitud espera hasta el lunes
Las solicitudes llegan por la tarde y el fin de semana, por teléfono y por WhatsApp — justo cuando en su salón hay un banquete en marcha. El cliente escribe a tres espacios seguidos y deja la señal en el que respondió primero. El lunes ya no queda a quién responder.
Reservas en conflicto y fechas duplicadas
La fecha se guarda en tres sitios a la vez: en el libro de papel, en el chat de los responsables y en la cabeza del gerente. La doble reserva sale a la luz una semana antes del evento — y hay que llamar a uno de los dos clientes para decirle que no.
Los acuerdos no están registrados en ninguna parte
El menú se cambió de palabra, el recargo por el cierre tardío se habló por mensajes, la decoración se acordó con otra compañera. El día del evento nadie puede mostrar qué se acordó exactamente — y la discusión siempre termina con el espacio cediendo.
Las dos reservas constan como confirmadas. Se sabrá una semana antes del evento.
Una fecha, una reserva. La segunda solicitud no se rechaza: recibe el sábado libre más cercano.
El cliente monta su evento por sí mismo
Fecha, menú, distribución de mesas y decoración se arman en una sola ventana. Ambas partes ven cada cambio y queda en el historial — no hay nada que discutir, y nadie repite los acuerdos de memoria.
Todas las solicitudes y todas las fechas en una lista
Teléfono, WhatsApp, formulario de la web y correo llegan en un solo flujo. Se ve quién respondió, qué se prometió y qué fecha está en opción.
El evento se arma por pasos
El cliente entra por un enlace y elige por sí mismo fecha, menú, decoración y distribución. El espacio ve la elección en ese mismo momento y no recalcula el presupuesto a mano.
Invitados por mesas, sin planos de papel
Un plano del salón con doce mesas en lugar de una impresión: quién se sienta dónde y cuántas plazas quedan libres.
El cliente mueve a los invitados por sí mismo; el espacio recibe el plano final y el número de comensales para la cocina. Quedan seis plazas libres — las ven ambas partes.
El presupuesto con su historial de cambios
Cada cambio de menú, cada recargo y cada aplazamiento entra en el presupuesto como una versión — con fecha y autor.
Cada «pero habíamos quedado» tiene fecha, autor e importe. La discusión se cierra con la referencia a una versión, no con la memoria del gerente.
Los importes son el presupuesto del espacio a su propio cliente — no son los precios de ZEMCHENKO.
Los nombres de espacios, invitados, fechas e importes de los ejemplos son inventados.
En cada evento se sientan cien futuros clientes
Ciento veinte invitados en una boda son ciento veinte personas que tienen por delante sus propios aniversarios, bautizos y fiestas de empresa. Hoy se van a casa sin nombre: el espacio solo conoce al cliente que contrató.
El sistema recoge los contactos de los invitados con su consentimiento y los devuelve con un motivo y una fecha. El cliente habitual deja de ser una casualidad.
Las cifras del esquema son valores de demostración, del ejemplo de un evento de 120 invitados.
Cómo entra un invitado en la base
voluntariamente, a cambio de algo útilUn caballete en la mesa, el mismo código en la carta y en la pantalla del salón. Lleva a la página de ese evento, no a la web general: el invitado ve las fotos de su propia noche, no publicidad.
Una sola pantalla: nombre, correo y — si quiere — la fecha de su propio motivo. Casilla de consentimiento según el DSGVO, baja con un clic. A cambio llega lo prometido: las fotos de la noche, la carta del salón y las fechas libres.
Dos meses antes de su fecha, el invitado aparece en la lista de trabajo con el motivo y los sábados libres. El mensaje sale con su clic, no como un envío automático a ciegas.
El código se imprime para cada evento. Los invitados de noches distintas no se mezclan en la base.
Del primer contacto al siguiente evento
El sistema cierra todo el círculo y no un solo punto: encuentra nuevos clientes, responde a la solicitud, retiene la fecha, lleva la base de invitados y los devuelve con un motivo.
Encuentra nuevos clientes
Búsqueda de empresas y organizadores según sus criterios: región, tipo de evento, tamaño del salón. A la salida, una lista con personas de contacto.
Primer contacto
A una solicitud entrante el asistente responde al momento y al grano: si la fecha está libre, qué incluye el salón, cuándo se puede visitar. Mientras el cliente todavía está eligiendo.
No pierde ninguna solicitud
Tarde, sábado, banquete en el salón — la solicitud queda registrada igualmente y la fecha puesta en opción, en vez de olvidarse hasta el lunes.
Lleva la base
El cliente, su evento, el menú, la distribución de mesas y todos los acuerdos en un solo sitio. Además los invitados del evento, con su consentimiento para el contacto.
Devuelve al cliente
Aniversario, jubileo, fiesta de empresa, bautizo: el sistema saca por sí mismo el motivo y la fecha a la lista de trabajo — el mensaje sale con su clic.
Además: web del espacio con solicitud en línea, contratos y facturas desde la ficha del evento, informe de ocupación del salón por meses.
Y no solo espacios
el mismo núcleo, otro perfilOrganización llave en mano, entera en un solo flujo
Espacio, proveedores, catering, música y la coordinación del día avanzan como una sola cadena. Se ve qué está confirmado, qué está pagado y quién responde de cada paso.
DJ y presentadores — sus fechas y sus paquetes
Una web propia con reserva de fechas libres y paquetes de servicios. El cliente elige fecha y paquete por sí mismo, usted recibe la solicitud con los detalles.
Un sistema en su propio servidor, no un servicio por suscripción
Su servidor, sus datos. Instalación en su ordenador o en un servidor dedicado en la UE. El calendario de fechas, los contactos de los invitados y los acuerdos con sus clientes no se van a la nube de otro.
Repasemos su flujo de solicitudes
Escríbame cuántos eventos lleva al mes y con qué sostiene hoy las fechas. Le enseño cómo encajan sus solicitudes y sus acuerdos en el sistema — con sus datos, sin frases generales.
- Respuesta dentro de la jornada laboral
- Conversación en alemán o en ruso
- Demostración sobre su calendario, no sobre un escaparate