Політика конфіденційності

Відповідальна особа в розумінні DSGVO:

Ім'я

Artyom Zemchenko

Адреса

Altmühlstraße 6, 33689 Bielefeld, Deutschland

Ел. пошта

hallo@zemchenko.de

Телефон

+49 155 65531434

Ми обробляємо персональні дані лише в обсязі, потрібному для роботи сайту, його змісту та наших послуг. Правові підстави, зокрема:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – переддоговірні дії та обробка вашого звернення (контактна форма)
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – законний інтерес (журнали сервера для безпеки, захисту від зловживань і спаму, ефективна обробка звернень)
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – згода, якщо цього вимагатимуть майбутні необов'язкові функції

Ми не використовуємо трекінгові, аналітичні та рекламні cookie. Дані не обробляються з рекламною метою і не передаються рекламним мережам.

Цей сайт і пов'язана з ним інфраструктура (бекенд, CRM) працюють на власному, самостійно адміністрованому сервері у FastVPS, розташування — Німеччина. Це self-hosted-середовище: ваші дані не перебувають у хмарній CRM і не у стороннього постачальника застосунків.

Для окремих цілей, прямо названих у цій політиці, дані все ж покидають цю інфраструктуру: обробка із застосуванням ШІ (пункт 6), зберігання файлів у під'єднаному хмарному сховищі (пункт 5), використання CRM через зовнішнього асистента (пункт 6), а також спілкування через месенджери (пункти 7 і 8). Іншого передавання не відбувається.

Під час кожного звернення вебсервер автоматично записує в журнали такі дані:

• IP-адреса пристрою, що надіслав запит
• дата і час звернення
• запитаний URL
• код стану HTTP і обсяг переданих даних
• URL джерела переходу (попередня сторінка, якщо його передано)
• браузер і операційна система (User-Agent)

Ці дані обробляються виключно для забезпечення роботи сервісу, аналізу помилок і захисту від атак (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) та видаляються, щойно перестають бути потрібними для цих цілей, якщо вони не потрібні для розслідування конкретного інциденту безпеки. Третім особам вони не передаються.

Коли ви користуєтеся контактною формою на нашому сайті, зазначені вами дані передаються шифрованим з'єднанням HTTPS до нашого бекенду (/api/lead) і зберігаються для обробки вашого звернення в нашій CRM (див. пункт 5).

Дані, що обробляються з форми:

• ім'я
• адреса електронної пошти
• компанія (необов'язково)
• зміст вашого повідомлення
• обрана мова
• технічні метадані для виявлення зловживань: IP-адреса, User-Agent, момент надсилання, а також невидиме антиспам-поле (honeypot) і вимірювання часу між завантаженням і надсиланням форми
• відомості про походження поточного візиту: адреса сторінки, з якої надіслано форму, сайт-джерело переходу (referrer), якщо він є, і параметри кампанії з відкритої адреси (utm_source, utm_medium, utm_campaign, utm_content, utm_term)

Відомості про походження стосуються виключно поточного перегляду сторінки і зчитуються лише з відкритої адреси та з referrer вашого браузера. Для цього не використовуються cookie, локальне сховище, і жодна інша інформація на вашому пристрої не зберігається й не зчитується; впізнавання між візитами і побудова профілю не здійснюються. Ці відомості зберігаються разом із вашим зверненням і слугують виключно для розуміння, яким шляхом воно надійшло (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Вашу адресу електронної пошти використовуємо виключно для автоматичного підтвердження отримання і для змістовної відповіді на ваше звернення — не для реклами та не для розсилок.

Окрім збереження, зміст вашого звернення пересилається електронною поштою до нашої внутрішньої скриньки (hallo@zemchenko.de), щоб ми могли відповісти вчасно. Скринька міститься на нашій власній інфраструктурі в Німеччині і третім особам не передається.

Правова підстава — Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (переддоговірні дії), а також Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (законний інтерес в обробці звернень і в захисті від спаму). Дані використовуються виключно для обробки вашого звернення, автоматизоване ухвалення рішень не здійснюється. Дані видаляються, щойно перестають бути потрібними для обробки; про строки зберігання — пункт 5.

Звернення через контактну форму та клієнтські відносини, що з них виникають, ми ведемо у власній CRM, розміщеній на нашій інфраструктурі в Німеччині. Передавання хмарним CRM-провайдерам поза цією інфраструктурою не здійснюється.

Дані, що обробляються: контактні відомості, історія листування, а також проєктна інформація, яку ви повідомляєте нам у межах звернення чи співпраці.

Файли, які ви нам надсилаєте або які ми долучаємо до вашої справи, ми зберігаємо в CRM. Якщо до неї під'єднано хмарне сховище, ці файли потрапляють до під'єднаного облікового запису Google Drive; оператор — Google Ireland Limited, при цьому обробка може відбуватися і в США. Якщо хмарне сховище не під'єднано, файли залишаються в базі даних на нашому сервері в Німеччині.

Доступ до CRM мають виключно уповноважені особи (Artyom Zemchenko, а також, у разі їх залучення, обробники за дорученням, зобов'язані договором до нерозголошення).

Правова підстава — Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (переддоговірні дії та виконання договору), а також Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (законний інтерес в упорядкованому веденні клієнтської бази). Строк зберігання: на час ділових відносин плюс установлені законом строки зберігання (як правило 6–10 років за HGB/AO у разі укладення договору); звернення без укладення договору видаляються, щойно стає зрозуміло, що замовлення не буде, але не пізніше ніж через 3 роки.

Для попередньої кваліфікації, категоризації, аналізу листування та підготовки чернеток відповідей ми використовуємо системи на основі штучного інтелекту. Самі ці системи ми не експлуатуємо: вміст передається для обробки постачальнику мовної моделі.

Отримувач, місце обробки та передавання до третіх країн

Наразі використовується постачальник Google, сервіс Gemini API, оператор — Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, США. Обробка відбувається у Сполучених Штатах. Підставою для цього передавання до третьої країни є стандартні договірні умови Європейської комісії за Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO у поєднанні з умовами обробки даних постачальника. За даними постачальника, переданий вміст у платному тарифі, який ми використовуємо, не використовується для навчання моделей; безкоштовні тарифи ми не застосовуємо.

Який вміст передається

Які дані система вправі передавати, окремо дозволено в CRM для кожної групи даних. Наразі дозволено також листування. Це означає, що тексти повідомлень з усіх під'єднаних каналів, включно з WhatsApp, передаються зазначеному постачальнику. Самі вкладені файли не передаються; із файлів можуть передаватися назва, розмір і дата.

Регулярна автоматична обробка

Частина цієї обробки відбувається регулярно і самостійно, без того щоб людина окремо обирала кожне повідомлення: система перевіряє нещодавно отримані та надіслані повідомлення по всіх каналах на предмет відкритої обіцянки або питання без відповіді і передає для цього тексти повідомлень постачальнику мовної моделі. Результат — робочий список для людини, а не рішення щодо вас.

Рішення, що ухвалюються виключно автоматично і мають правові чи подібні істотні для вас наслідки в розумінні Art. 22 DSGVO, не ухвалюються. За все листування з вами відповідає Artyom Zemchenko, за потреби воно перевіряється вручну.

Прозорість за EU AI Act (Регламент (ЄС) 2024/1689): якщо ви взаємодієте безпосередньо із системою ШІ (наприклад, із чат- або голосовим агентом замість фізичної особи), вас про це окремо інформують згідно з Art. 50 AI Act.

Використання CRM через зовнішнього асистента

Частково ми працюємо з CRM через інтерфейс для ШІ-асистентів. Якщо при цьому використовується застосунок Claude, отриманий вміст передається його постачальнику, Anthropic PBC, Сан-Франциско, Каліфорнія, США, і обробляється там. Цей отримувач незалежний від зазначеного вище постачальника мовної моделі, тобто йдеться про друге передавання до США. Воно також спирається на стандартні договірні умови за Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO. Отримати можна лише те, що дозволено в CRM, наразі включно з листуванням.

Правова підстава — Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (законний інтерес в ефективній і своєчасній обробці звернень). Ви можете будь-коли заперечити проти цієї обробки згідно з Art. 21 DSGVO. У такому разі ми більше не передаватимемо зазначеним постачальникам вміст, що стосується вас; достатньо листа на hallo@zemchenko.de.

Для спілкування з потенційними та наявними клієнтами ми за загальним правилом використовуємо обрані вами канали (наприклад, електронну пошту, телефон).

Додатково на сайті є можливість зв'язатися через WhatsApp (кнопка внизу праворуч). Це звичайне посилання wa.me без вбудованого скрипта чи SDK WhatsApp на нашому боці: натискання відкриває WhatsApp із заздалегідь підготовленим текстом повідомлення, і в цей момент жодні дані з нашого сайту до WhatsApp ще не передаються. Продовживши листування, ви залишаєте наш сайт, і повідомлення передається через застосунок або вебсервіс WhatsApp Ireland Limited (входить до Meta); там діють правила конфіденційності WhatsApp/Meta, на які ми не впливаємо (https://www.whatsapp.com/legal/privacy-policy). Правова підстава для надання цієї можливості зв'язку — Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (законний інтерес у простому каналі звернення).

Якщо в продуктивну роботу будуть під'єднані інші канали комунікації (наприклад, чат-віджет із нашої CRM), ми окремо поінформуємо тут до початку їх використання про відповідного провайдера, дані, що передаються, і правову підставу.

Ми пропонуємо можливість зв'язатися з нами через WhatsApp. Користування нею добровільне. З нами так само можна зв'язатися електронною поштою hallo@zemchenko.de, телефоном або через контактну форму на цьому сайті.

Дані, що обробляються

Коли ви пишете нам у WhatsApp, ми обробляємо ваш номер мобільного телефону, зазначене вами ім'я профілю, зміст ваших повідомлень разом із надісланими файлами, а також час, статус доставки та позначку про прочитання повідомлень.

Якщо ви змінюєте вже надіслане повідомлення, ми приймаємо змінену версію з позначкою, що її відредаговано. Якщо ви видаляєте повідомлення для всіх, у нашому поданні воно більше не відображається; однак запис залишається в системі, доки не буде видалений у рамках видалення за пунктом 10 або після завершення строку зберігання.

Якщо наша CRM під'єднана до мобільного телефону, WhatsApp може додатково передати нам уже наявну історію листування цього телефону. Повідомлення за період до під'єднання тоді також зберігаються в CRM. Крім того, передаються збережені на телефоні контакти з ім'ям і номером телефону. Ці записи не стають клієнтськими даними, а використовуються виключно для відображення імені за вхідним номером.

Мета і правова підстава

Обробка слугує відповіді на ваше звернення і веденню наявних ділових відносин. Правова підстава — Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, якщо листування слугує укладенню чи виконанню договору, в іншому Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO на підставі нашого законного інтересу у швидкій і зручній для вас доступності.

Ми не пишемо вам у WhatsApp без вашого звернення. Повідомлення надсилаємо, лише якщо ви зв'язалися з нами раніше або прямо надали згоду.

Зберігання в CRM

Ми використовуємо WhatsApp Business Platform. Ваші повідомлення при цьому додатково зберігаються в нашій CRM, що працює на сервері в Німеччині. Повідомлення, які ми надсилаємо із застосунку WhatsApp Business на телефоні, зберігаються там само. Для вас це означає: листування зберігається незалежно від того, відповідаємо ми вам із CRM чи з телефону. Доступ обмежено особами, які беруть участь в обробці вашого звернення.

Надіслані разом із повідомленням файли ми забираємо з WhatsApp і зберігаємо в CRM. Якщо до неї під'єднано хмарне сховище, до цих файлів відповідно застосовується пункт 5.

Одержувачі та передавання до третіх країн

Оператор сервісу — WhatsApp Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Ірландія. За роботу платформи WhatsApp відповідає самостійно як контролер персональних даних. При цьому дані можуть передаватися до Meta Platforms, Inc. у США й оброблятися там. Докладніше — у політиці конфіденційності WhatsApp: https://www.whatsapp.com/legal/privacy-policy-eea

Зверніть увагу: WhatsApp обробляє дані про з'єднання та використання незалежно від змісту вашого повідомлення. На цю обробку ми не впливаємо.

Окрім WhatsApp, тексти ваших повідомлень отримують зазначені в пункті 6 отримувачі: у межах обробки із застосуванням ШІ — постачальник мовної моделі (Google, США), а якщо ми використовуємо CRM через описаного там зовнішнього асистента — також Anthropic PBC (США). Обидва передавання спираються на стандартні договірні умови Європейської комісії за Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO.

Строк зберігання

Повідомлення за діловими зверненнями ми зберігаємо протягом ділових відносин і далі в межах установлених законом строків зберігання. Звернення, що не призвели до ділових відносин, ми видаляємо не пізніше ніж через шість місяців.

Ваші права

Ви можете будь-коли заперечити проти обробки і вимагати видалення ваших даних. Як це зробити, описано на zemchenko.de/datenloeschung

Ми використовуємо єдине технічно необхідне cookie:

NEXT_LOCALE

зберігає обрану вами мову (DE/EN/RU/UK/FR/IT/ES); строк зберігання 1 рік; правова підстава Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO у взаємозв'язку з § 25 Abs. 2 Nr. 2 TTDSG (технічно необхідне, банер згоди не потрібен).

Трекінгові, аналітичні та маркетингові cookie не встановлюються. Ви можете будь-коли видалити це cookie в налаштуваннях браузера.

Як суб'єкт даних ви маєте за DSGVO такі права:

• доступ (Art. 15 DSGVO): ви можете запитати відомості про збережені про вас дані;
• виправлення (Art. 16 DSGVO): ви можете вимагати виправлення неправильних даних;
• видалення (Art. 17 DSGVO): ви можете вимагати видалення ваших даних, якщо цьому не перешкоджає встановлений законом обов'язок зберігання;
• обмеження (Art. 18 DSGVO): ви можете вимагати обмеження обробки;
• перенесення даних (Art. 20 DSGVO): ви можете отримати свої дані у структурованому загальновживаному форматі;
• заперечення (Art. 21 DSGVO): ви можете заперечити проти обробки на підставі Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO;
• відкликання згоди (Art. 7 Abs. 3 DSGVO): надану згоду можна будь-коли відкликати на майбутнє.

Покрокова інструкція, як подати заяву про видалення даних, — на zemchenko.de/datenloeschung.

Право на скаргу: ви маєте право подати скаргу до наглядового органу із захисту даних. Для землі Північний Рейн-Вестфалія це Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit NRW, Postfach 20 04 44, 40102 Düsseldorf, www.ldi.nrw.de.

З усіх питань захисту даних звертайтеся на hallo@zemchenko.de.

Ми залишаємо за собою право змінювати цю політику конфіденційності, якщо це буде потрібно через зміну правового регулювання, появу нових функцій (наприклад, інших каналів комунікації, ШІ-провайдерів) або зміни сайту. Актуальна редакція завжди доступна на цій сторінці.