La richiesta va a chi ha risposto per primo.
Il sistema tiene richieste, date e accordi in un unico posto. L'evento lo compone il cliente stesso nella propria area — dalla data e dal menù fino alla disposizione dei tavoli.
Nomi delle location, ospiti, date e importi negli esempi sono inventati.
Dove Le sfugge l'incarico
La sala è libera, il prezzo va bene, la location piace — e la festa si fa da un altro. Quasi sempre per uno di tre motivi.
La richiesta resta lì fino a lunedì
Le richieste arrivano di sera e nel fine settimana, per telefono e su WhatsApp — proprio quando nella Sua sala è in corso un banchetto. Il cliente scrive a tre location di seguito e lascia la caparra a quella che ha risposto per prima. Lunedì non c'è più nessuno a cui rispondere.
Prenotazioni in conflitto e date doppie
La data è tenuta in tre posti insieme: sul registro cartaceo, nella chat dei responsabili e nella testa di un manager. La doppia prenotazione salta fuori una settimana prima dell'evento — e a uno dei due clienti bisogna telefonare e dire di no.
Gli accordi non sono fissati da nessuna parte
Il menù è stato cambiato a voce, il supplemento per la chiusura tardiva discusso in chat, gli allestimenti concordati con un'altra collega. Il giorno dell'evento nessuno può mostrare che cosa era stato deciso — e la discussione finisce sempre con la location che cede.
Entrambe le prenotazioni risultano confermate. Lo si scoprirà una settimana prima dell'evento.
Una data, una prenotazione. La seconda richiesta non viene rifiutata: riceve il primo sabato libero.
L'evento lo compone il cliente stesso
Data, menù, disposizione dei tavoli e allestimenti nascono in un'unica finestra. Ogni modifica è visibile a entrambe le parti e resta nello storico — non c'è nulla su cui discutere, e nessuno ripete gli accordi a memoria.
Tutte le richieste e tutte le date in un elenco
Telefono, WhatsApp, modulo del sito e posta arrivano in un unico flusso. Si vede chi ha risposto, che cosa è stato promesso e quale data è in opzione.
L'evento si costruisce per passi
Il cliente entra da un link e sceglie da sé data, menù, allestimenti e disposizione dei tavoli. La location vede la scelta nello stesso momento e non ricalcola il preventivo a mano.
Ospiti ai tavoli, senza piantine di carta
Una piantina della sala con dodici tavoli invece di una stampa: chi siede dove e quanti posti restano liberi.
Il cliente sposta gli ospiti da sé; la location riceve la piantina definitiva e il numero di coperti per la cucina. Sei posti sono ancora liberi — li vedono entrambe le parti.
Il preventivo con lo storico delle modifiche
Ogni modifica al menù, ogni supplemento e ogni spostamento entra nel preventivo come versione — con data e autore.
Ogni «ma avevamo detto» ha una data, un autore e un importo. La discussione si chiude con il rimando a una versione, non con la memoria del manager.
Gli importi sono il preventivo della location al proprio cliente — non sono i prezzi di ZEMCHENKO.
Nomi delle location, ospiti, date e importi negli esempi sono inventati.
A ogni evento siedono cento futuri committenti
Centoventi ospiti a un matrimonio sono centoventi persone che hanno davanti i propri anniversari, battesimi e feste aziendali. Oggi tornano a casa senza nome: la location conosce solo il committente.
Il sistema raccoglie i contatti degli ospiti con il loro consenso e li riporta con un'occasione e una data. Il cliente abituale smette di essere un caso.
I numeri dello schema sono valori dimostrativi, tratti dall'esempio di un evento da 120 ospiti.
Come un ospite entra in banca dati
volontariamente, per un vantaggio chiaroUn segnaposto sul tavolo, lo stesso codice nel menù e sullo schermo in sala. Porta alla pagina di quell'evento, non al sito generale: l'ospite vede le foto della sua serata, non una pubblicità.
Una sola schermata: nome, e-mail e — se vuole — la data della propria occasione. Casella di consenso secondo il DSGVO, disiscrizione con un clic. In cambio arriva quanto promesso: le foto della serata, il menù della sala e le date libere.
Due mesi prima della sua data l'ospite compare nell'elenco di lavoro con l'occasione e i sabati liberi. Il messaggio parte con il Suo clic, non come invio automatico alla cieca.
Il codice viene stampato per il singolo evento. Gli ospiti di serate diverse non si mescolano in banca dati.
Dal primo contatto all'evento successivo
Il sistema chiude tutto il cerchio, non un punto solo: trova nuovi committenti, risponde alla richiesta, tiene la data, gestisce la banca dati degli ospiti e li riporta con un'occasione.
Trova nuovi committenti
Ricerca di aziende e organizzatori secondo i Suoi criteri: regione, tipo di evento, dimensione della sala. In uscita un elenco con i referenti.
Primo contatto
A una richiesta in arrivo l'assistente risponde subito e nel merito: se la data è libera, che cosa comprende la sala, quando si può visitarla. Mentre il cliente sta ancora scegliendo.
Non perde nessuna richiesta
Sera, sabato, banchetto in sala — la richiesta è comunque registrata e la data messa in opzione, invece di essere dimenticata fino a lunedì.
Tiene la banca dati
Il committente, il suo evento, il menù, la disposizione dei tavoli e tutti gli accordi in un unico posto. Più gli ospiti dell'evento, con il loro consenso a essere ricontattati.
Riporta il cliente
Anniversario, giubileo, festa aziendale, battesimo: il sistema porta da sé occasione e data nell'elenco di lavoro — il messaggio parte con il Suo clic.
In più: il sito della location con richiesta online, contratti e fatture dalla scheda dell'evento, il rapporto sull'occupazione della sala per mese.
E non solo le location
lo stesso cuore, un altro profiloOrganizzazione chiavi in mano, tutta in un'unica pipeline
Location, fornitori, catering, musica e coordinamento nel giorno dell'evento procedono come una sola catena. Si vede che cosa è confermato, che cosa è pagato e chi risponde di ogni passo.
DJ e presentatori — le proprie date e i propri pacchetti
Un sito personale con prenotazione delle date libere e pacchetti di servizi. Il committente sceglie da sé data e pacchetto, Lei riceve la richiesta con i dettagli.
Un sistema sul Suo server, non un servizio in abbonamento
Il Suo server, i Suoi dati. Installazione sul Suo computer o su un server dedicato nell'UE. Il calendario delle date, i contatti degli ospiti e gli accordi con i committenti non finiscono nel cloud di altri.
Guardiamo insieme il Suo flusso di richieste
Mi scriva quanti eventi segue al mese e con che cosa tiene oggi le date. Le mostro come le Sue richieste e i Suoi accordi si collocano nel sistema — sui Suoi dati, senza frasi generiche.
- Risposta entro la giornata lavorativa
- Conversazione in tedesco o in russo
- Dimostrazione sul Suo calendario, non su una vetrina