Datenschutzerklärung

Verantwortlicher im Sinne der DSGVO:

Name

Artyom Zemchenko

Anschrift

Altmühlstraße 6, 33689 Bielefeld, Deutschland

E-Mail

hallo@zemchenko.de

Telefon

+49 155 65531434

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website sowie unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist. Rechtsgrundlagen sind insbesondere:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Vertragsanbahnung und Bearbeitung Ihrer Anfrage (Kontaktformular)
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – berechtigtes Interesse (Server-Logfiles zur Sicherheit, Missbrauchs- und Spam-Abwehr, effiziente Bearbeitung von Anfragen)
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Einwilligung, sofern künftig optionale Funktionen dies erfordern

Wir setzen keine Tracking-, Analyse- oder Werbe-Cookies ein. Es werden keine Daten für Werbezwecke verarbeitet oder an Werbenetzwerke weitergegeben.

Diese Website und die damit verbundene Infrastruktur (Backend, CRM) werden auf einem eigenen, selbst verwalteten Server bei FastVPS betrieben, Standort Deutschland. Es handelt sich um eine self-hosted Umgebung: Ihre Daten liegen nicht bei einem Cloud-CRM und nicht bei einem fremden Anwendungsanbieter.

Für einzelne, in dieser Erklärung ausdrücklich benannte Zwecke verlassen Daten diese Infrastruktur dennoch: die KI-gestützte Verarbeitung (Punkt 6), die Ablage von Dateien in einem angebundenen Cloud-Speicher (Punkt 5), die Nutzung des CRM-Systems über einen externen Assistenten (Punkt 6) sowie die Kommunikation über Messenger-Dienste (Punkte 7 und 8). Eine darüber hinausgehende Weitergabe findet nicht statt.

Der Webserver speichert bei jedem Zugriff automatisiert folgende Daten in Server-Logfiles:

• IP-Adresse des anfragenden Geräts
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• aufgerufene URL
• HTTP-Statuscode und übertragene Datenmenge
• Referrer-URL (vorherige Seite, sofern übermittelt)
• Browser und Betriebssystem (User-Agent)

Diese Daten werden ausschließlich zur Sicherstellung des Betriebs, zur Fehleranalyse und zur Abwehr von Angriffen verarbeitet (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) und gelöscht, sobald sie für diese Zwecke nicht mehr erforderlich sind, es sei denn, sie werden zur Aufklärung eines konkreten Sicherheitsvorfalls benötigt. Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nicht.

Wenn Sie das Kontaktformular auf unserer Website nutzen, werden die von Ihnen angegebenen Daten über eine verschlüsselte HTTPS-Verbindung an unser Backend (/api/lead) übermittelt und zur Bearbeitung Ihrer Anfrage in unserem CRM-System gespeichert (siehe Punkt 5).

Verarbeitete Daten aus dem Formular:

• Name
• E-Mail-Adresse
• Firma (optional)
• Inhalt Ihrer Nachricht
• gewählte Sprache
• technische Metadaten zur Missbrauchserkennung: IP-Adresse, User-Agent, Zeitpunkt der Übermittlung sowie ein unsichtbares Anti-Spam-Feld (Honeypot) und eine Zeitmessung zwischen Laden und Absenden des Formulars
• Herkunftsangaben des aktuellen Besuchs: Adresse der Seite, von der das Formular abgesendet wurde, die verweisende Website (Referrer), sofern vorhanden, sowie Kampagnenparameter aus der aufgerufenen Adresse (utm_source, utm_medium, utm_campaign, utm_content, utm_term)

Die Herkunftsangaben beziehen sich ausschließlich auf den aktuellen Seitenaufruf und werden allein aus der aufgerufenen Adresse und der Referrer-Angabe Ihres Browsers gelesen. Es werden dafür keine Cookies, kein lokaler Speicher und keine sonstigen Informationen in Ihrem Endgerät gespeichert oder ausgelesen; eine besuchsübergreifende Wiedererkennung oder Profilbildung findet nicht statt. Diese Angaben werden zusammen mit Ihrer Anfrage gespeichert und dienen ausschließlich der Einordnung, über welchen Weg die Anfrage zustande kam (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Ihre E-Mail-Adresse wird ausschließlich verwendet, um Ihnen eine automatische Eingangsbestätigung zu senden und um Ihnen inhaltlich auf Ihre Anfrage zu antworten – nicht für Werbung oder Newsletter.

Zusätzlich zur Speicherung wird der Inhalt Ihrer Anfrage per E-Mail an unser internes Postfach (hallo@zemchenko.de) weitergeleitet, damit wir zeitnah antworten können. Das Postfach liegt auf unserer eigenen Infrastruktur in Deutschland und wird nicht an Dritte weitergegeben.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Bearbeitung von Anfragen und an Spam-Abwehr). Die Daten werden ausschließlich zur Bearbeitung Ihrer Anfrage verwendet, eine automatisierte Entscheidungsfindung findet nicht statt. Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Bearbeitung nicht mehr erforderlich sind – zur Aufbewahrungsdauer siehe Punkt 5.

Anfragen über das Kontaktformular sowie daraus entstehende Kundenbeziehungen verwalten wir in einem selbst gehosteten CRM-System auf unserer eigenen Infrastruktur in Deutschland. Es erfolgt keine Übermittlung an Cloud-CRM-Anbieter außerhalb dieser Infrastruktur.

Verarbeitete Daten: Kontaktangaben, Kommunikationsverlauf sowie projektbezogene Informationen, die Sie uns im Rahmen der Anfrage oder Zusammenarbeit mitteilen.

Dateien, die Sie uns senden oder die wir zu Ihrem Vorgang ablegen, speichern wir im CRM-System. Ist dort ein Cloud-Speicher angebunden, werden diese Dateien im angebundenen Konto bei Google Drive abgelegt; Betreiberin ist die Google Ireland Limited, wobei eine Verarbeitung auch in den USA erfolgen kann. Ist kein Cloud-Speicher angebunden, verbleiben die Dateien in der Datenbank auf unserem Server in Deutschland.

Zugriff auf das CRM haben ausschließlich befugte Personen (Artyom Zemchenko sowie ggf. vertraglich zur Verschwiegenheit verpflichtete Auftragsverarbeiter, sofern eingesetzt).

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung und -erfüllung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer strukturierten Kundenverwaltung). Speicherdauer: für die Dauer der Geschäftsbeziehung zuzüglich gesetzlicher Aufbewahrungsfristen (i. d. R. 6–10 Jahre nach HGB/AO bei Vertragsabschluss); Anfragen ohne Vertragsabschluss werden gelöscht, sobald erkennbar ist, dass kein Auftrag zustande kommt, spätestens jedoch nach 3 Jahren.

Zur Vorqualifizierung, Kategorisierung, Auswertung von Korrespondenz und Erstellung von Antwortentwürfen setzen wir KI-gestützte Systeme ein. Diese Systeme betreiben wir nicht selbst: Die Inhalte werden zur Verarbeitung an den Anbieter des Sprachmodells übermittelt.

Empfänger, Ort der Verarbeitung und Drittlandübermittlung

Eingesetzter Anbieter ist derzeit Google mit dem Dienst Gemini API, betrieben von der Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA. Die Verarbeitung findet in den Vereinigten Staaten statt. Grundlage dieser Übermittlung in ein Drittland sind die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO in Verbindung mit den Datenverarbeitungsbedingungen des Anbieters. Nach Angaben des Anbieters werden die übermittelten Inhalte im kostenpflichtigen Tarif, den wir nutzen, nicht zum Training der Modelle verwendet; kostenfreie Tarife setzen wir nicht ein.

Welche Inhalte übermittelt werden

Welche Daten das System übermitteln darf, ist im CRM-System für jede Datengruppe einzeln freigegeben. Freigegeben ist derzeit auch die Korrespondenz. Damit werden Texte von Nachrichten aus allen angebundenen Kanälen, also auch aus WhatsApp, an den genannten Anbieter übermittelt. Dateianhänge selbst werden nicht übermittelt; von Dateien können Name, Größe und Datum mitgehen.

Regelmäßige automatische Verarbeitung

Ein Teil dieser Verarbeitung läuft regelmäßig und selbsttätig ab, ohne dass eine Person die einzelne Nachricht dafür auswählt: Das System prüft neu eingegangene und gesendete Nachrichten aller Kanäle darauf, ob eine Zusage offen oder eine Frage unbeantwortet geblieben ist, und übermittelt die Nachrichtentexte dafür an den Anbieter des Sprachmodells. Das Ergebnis ist eine Arbeitsliste für einen Menschen, keine Entscheidung über Sie.

Es findet keine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher oder Ihnen gegenüber ähnlich erheblicher Wirkung im Sinne von Art. 22 DSGVO statt. Jede Kommunikation mit Ihnen wird von Artyom Zemchenko verantwortet und bei Bedarf manuell geprüft.

Transparenz nach dem EU AI Act (Verordnung (EU) 2024/1689): Sofern Sie unmittelbar mit einem KI-System interagieren (z. B. einem Chat- oder Sprach-Agenten statt einer natürlichen Person), werden Sie hierüber gemäß Art. 50 AI Act gesondert informiert.

Nutzung des CRM-Systems über einen externen Assistenten

Wir arbeiten mit dem CRM-System zum Teil über eine Schnittstelle für KI-Assistenten. Wird dabei die Anwendung Claude genutzt, werden die abgerufenen Inhalte an deren Anbieter, die Anthropic PBC, San Francisco, Kalifornien, USA, übermittelt und dort verarbeitet. Dieser Empfänger ist von dem oben genannten Anbieter des Sprachmodells unabhängig, es handelt sich also um eine zweite Übermittlung in die USA. Auch sie stützt sich auf Standardvertragsklauseln nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO. Abgerufen werden kann nur, was im CRM-System freigegeben ist, derzeit einschließlich der Korrespondenz.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer effizienten und zeitnahen Bearbeitung von Anfragen). Sie können dieser Verarbeitung nach Art. 21 DSGVO jederzeit widersprechen. Wir übermitteln dann keine Inhalte zu Ihrer Person mehr an die genannten Anbieter; eine Nachricht an hallo@zemchenko.de genügt.

Für die Kommunikation mit Interessenten und Kunden nutzen wir grundsätzlich die von Ihnen gewählten Kanäle (z. B. E-Mail, Telefon).

Zusätzlich bieten wir auf der Website eine Kontaktmöglichkeit über WhatsApp an (Schaltfläche unten rechts). Dabei handelt es sich um einen einfachen wa.me-Link ohne eingebettetes WhatsApp-Skript oder -SDK auf unserer Seite: Ein Klick öffnet WhatsApp mit einem vorausgefüllten Nachrichtentext, es werden zu diesem Zeitpunkt noch keine Daten von unserer Website an WhatsApp übermittelt. Setzen Sie den Chat fort, verlassen Sie unsere Website und die Nachricht wird über die App bzw. den Webdienst von WhatsApp Ireland Limited (Teil von Meta) übertragen; dort gelten die Datenschutzbestimmungen von WhatsApp/Meta, auf die wir keinen Einfluss haben (https://www.whatsapp.com/legal/privacy-policy). Rechtsgrundlage für die Bereitstellung dieser Kontaktmöglichkeit ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem niedrigschwelligen Kontaktkanal).

Sofern weitere Kommunikationskanäle (z. B. ein Chat-Widget aus unserem CRM) produktiv angebunden werden, informieren wir an dieser Stelle vor der aktiven Nutzung gesondert über den jeweiligen Anbieter, die übermittelten Daten und die Rechtsgrundlage.

Wir bieten die Möglichkeit, uns über WhatsApp zu kontaktieren. Die Nutzung ist freiwillig. Sie erreichen uns ebenso per E-Mail an hallo@zemchenko.de, telefonisch oder über das Kontaktformular auf dieser Website.

Verarbeitete Daten

Wenn Sie uns über WhatsApp schreiben, verarbeiten wir Ihre Mobilfunknummer, den von Ihnen hinterlegten Profilnamen, den Inhalt Ihrer Nachrichten einschließlich mitgesendeter Dateien sowie Zeitpunkt, Zustellstatus und Lesebestätigung der Nachrichten.

Ändern Sie eine bereits gesendete Nachricht, übernehmen wir die geänderte Fassung mit dem Hinweis, dass sie bearbeitet wurde. Löschen Sie eine Nachricht für alle, wird sie in unserer Ansicht nicht mehr angezeigt; der Eintrag bleibt jedoch im System bestehen, bis er im Zuge einer Löschung nach Punkt 10 oder nach Ablauf der Aufbewahrung entfernt wird.

Ist unser CRM-System mit einem Mobiltelefon verbunden, kann WhatsApp uns zusätzlich den bereits vorhandenen Chatverlauf dieses Telefons übertragen. Nachrichten aus der Zeit vor der Verbindung werden dann ebenfalls im CRM-System gespeichert. Übertragen werden außerdem die auf dem Telefon gespeicherten Kontakte mit Name und Rufnummer. Diese Einträge werden nicht zu Kundendatensätzen, sondern ausschließlich dazu verwendet, zu einer eingehenden Rufnummer den zugehörigen Namen anzuzeigen.

Zweck und Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung dient der Beantwortung Ihrer Anfrage und der Betreuung bestehender Geschäftsbeziehungen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Kommunikation der Anbahnung oder Durchführung eines Vertrags dient, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an einer schnellen und für Sie bequemen Erreichbarkeit.

Wir schreiben Sie über WhatsApp nicht unaufgefordert an. Nachrichten senden wir nur, wenn Sie uns zuvor kontaktiert haben oder ausdrücklich zugestimmt haben.

Speicherung im CRM-System

Wir nutzen die WhatsApp Business Platform. Ihre Nachrichten werden dabei zusätzlich in unserem CRM-System gespeichert, das auf einem Server in Deutschland betrieben wird. Auch Nachrichten, die wir aus der WhatsApp Business App auf dem Mobiltelefon senden, werden dort gespeichert. Für Sie bedeutet das: Der Verlauf wird unabhängig davon gespeichert, ob wir Ihnen aus dem CRM-System oder vom Telefon aus antworten. Der Zugriff ist auf Personen beschränkt, die mit der Bearbeitung Ihrer Anfrage befasst sind.

Mitgesendete Dateien rufen wir bei WhatsApp ab und legen sie im CRM-System ab. Ist dort ein Cloud-Speicher angebunden, gilt für diese Dateien Punkt 5 entsprechend.

Empfänger und Drittlandübermittlung

Betreiberin des Dienstes ist die WhatsApp Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irland. Für den Betrieb der Plattform ist WhatsApp datenschutzrechtlich eigenständig verantwortlich. Dabei können Daten an die Meta Platforms, Inc. in den USA übermittelt und dort verarbeitet werden. Nähere Angaben entnehmen Sie der Datenschutzrichtlinie von WhatsApp unter https://www.whatsapp.com/legal/privacy-policy-eea

Bitte beachten Sie, dass WhatsApp Verbindungs- und Nutzungsdaten unabhängig vom Inhalt Ihrer Nachricht verarbeitet. Auf diese Verarbeitung haben wir keinen Einfluss.

Über WhatsApp hinaus erhalten die Texte Ihrer Nachrichten die unter Punkt 6 genannten Empfänger: im Rahmen der KI-gestützten Verarbeitung der Anbieter des Sprachmodells (Google, Vereinigte Staaten) und, sofern wir das CRM-System über den dort beschriebenen externen Assistenten nutzen, die Anthropic PBC (Vereinigte Staaten). Beide Übermittlungen stützen sich auf die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO.

Speicherdauer

Nachrichten aus geschäftlichen Anfragen bewahren wir für die Dauer der Geschäftsbeziehung und darüber hinaus im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen auf. Anfragen, die zu keiner Geschäftsbeziehung führen, löschen wir spätestens nach sechs Monaten.

Ihre Rechte

Sie können der Verarbeitung jederzeit widersprechen und die Löschung Ihrer Daten verlangen. Wie Sie das tun, beschreiben wir unter zemchenko.de/datenloeschung

Wir setzen ausschließlich ein technisch notwendiges Cookie ein:

NEXT_LOCALE

speichert Ihre Spracheinstellung (DE/EN/RU/UK/FR/IT/ES); Speicherdauer 1 Jahr; Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO i. V. m. § 25 Abs. 2 Nr. 2 TTDSG (technisch notwendig, kein Einwilligungsbanner erforderlich).

Es werden keine Tracking-, Analyse- oder Marketing-Cookies gesetzt. Sie können das Cookie jederzeit über die Einstellungen Ihres Browsers löschen.

Als betroffene Person haben Sie gemäß DSGVO folgende Rechte:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO): Sie können Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten verlangen.
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Sie können die Berichtigung unrichtiger Daten verlangen.
• Löschung (Art. 17 DSGVO): Sie können die Löschung Ihrer Daten verlangen, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht.
• Einschränkung (Art. 18 DSGVO): Sie können die Einschränkung der Verarbeitung verlangen.
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Sie können Ihre Daten in einem strukturierten, gängigen Format erhalten.
• Widerspruch (Art. 21 DSGVO): Sie können der Verarbeitung auf Basis von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO widersprechen.
• Widerruf einer Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO): Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie Sie die Löschung Ihrer Daten beantragen, finden Sie unter zemchenko.de/datenloeschung.

Beschwerderecht: Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig für Nordrhein-Westfalen ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit NRW, Postfach 20 04 44, 40102 Düsseldorf, www.ldi.nrw.de.

Für alle Anfragen zum Datenschutz wenden Sie sich bitte an hallo@zemchenko.de.

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, soweit dies aufgrund geänderter Rechtslage, neuer Funktionen (z. B. weitere Kommunikationskanäle, KI-Anbieter) oder Änderungen der Website erforderlich wird. Die jeweils aktuelle Version ist auf dieser Seite abrufbar.